Projet Construction - Michael Droz Sàrl

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Projet Construction - Michael Droz Sàrl

Politique de confidentialité — Traitement des données par des prestataires tiers

1. Objet

La présente politique décrit les catégories de données traitées par Projet Construction – Michael Droz Sàrl dans le cadre de son activité de conduite de travaux, ainsi que les prestataires techniques (sous-traitants) auxquels l'entreprise a recours pour le stockage, la gestion et le traitement de ces données.

2. Responsable du traitement

Projet Construction – Michael Droz Sàrl, Chemin de Trois-Portes 3 à Neuchâtel, est responsable du traitement des données à caractère personnel décrites dans la présente politique.

3. Catégories de données traitées

Dans le cadre de son activité, l'entreprise traite notamment :

·        Les données d'identification et de contact de sa clientèle (nom, adresse, courriel, téléphone)

·        Les données contractuelles liées aux chantiers (contrats SIA, conditions générales, courriers d'adjudication, listes de matérialités)

·        Les documents de suivi de chantier (comptes-rendus, procès-verbaux de chantier et de réception, comparatifs d'offres, devis).

4. Finalités du traitement

Ces données sont traitées aux fins de gestion administrative des dossiers clients, de suivi des chantiers, de rédaction de la correspondance contractuelle et de gestion financière (devis, facturation). Aucune décision produisant des effets juridiques à l'égard d'un client ou d'un tiers n'est prise de manière automatisée. Toute utilisation d'outils numériques ou d'assistance par intelligence artificielle reste sous le contrôle et la validation d'un collaborateur de l'entreprise.

5. Prestataires techniques (sous-traitants)

5.1 Microsoft 365 (SharePoint, Outlook)

L'entreprise utilise l'environnement Microsoft 365 pour le stockage de ses documents (SharePoint) et sa messagerie professionnelle (Outlook). Microsoft agit à ce titre comme sous-traitant pour les données personnelles qui y transitent, notamment les coordonnées de la clientèle figurant dans les contacts Outlook et les documents contractuels stockés sur SharePoint.

Le compte utilisé par l'entreprise est un compte professionnel/commercial. Selon les conditions commerciales de Microsoft applicables à ce type de compte :

·        Les données client ne sont utilisées que pour fournir le service, sans exploitation à d'autres fins

·        Microsoft ne procède à aucune analyse du contenu des courriels ou documents à des fins publicitaires

·        Les données Microsoft 365 des clients commerciaux ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles d'intelligence artificielle fondamentaux de Microsoft sans autorisation explicite de l'organisation.

5.2 Archireport

L'entreprise utilise Archireport pour le suivi de chantier (comptes-rendus, procès-verbaux de chantier et de réception).

Identification : Archireport est édité par la société Archireport SAS, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Rennes sous le n° 531 980 605, sise 61 Rue Jean Guéhenno, 35700 Rennes (France). Archireport a désigné un délégué à la protection des données (DPO), joignable à [email protected] (déclaration CNIL n° DPO-1680).

Cadre contractuel : Archireport agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Un contrat de sous-traitance de traitement de données à caractère personnel, annexé à leur charte de confidentialité, encadre ce traitement et couvre notamment le suivi de chantier via l'application, l'ensemble des données de projet (noms et adresses des projets, coordonnées des clients et intervenants), ainsi que les obligations de sécurité, de notification de violation de données (sous 72 heures) et d'assistance au responsable de traitement.

Sous-traitant ultérieur : Archireport recourt elle-même à un sous-traitant pour l'hébergement/stockage en base de données, identifié comme Amazon Web Services (AWS), engagé sous l'annexe de protection des données GDPR d'AWS.

Lieu de stockage des données : selon la charte d'Archireport, les données sont stockées au sein de l'Union européenne pour les résidents européens, sur le continent américain pour les résidents américains, et en Australie pour les résidents australiens.

Mesures de sécurité : pseudonymisation et chiffrement des données, accès à l'interface d'administration restreint par IP, sauvegardes automatiques fréquentes, capacité de restauration sous une heure, audit de sécurité annuel réalisé par un prestataire tiers (Sekoia, société en cours de certification PASSI auprès de l'ANSSI).

5.3 Claude (Anthropic)

L'entreprise utilise l'assistant d'intelligence artificielle Claude, développé par Anthropic PBC (« Anthropic »), pour diminuer sa charge administrative.

Selon le périmètre d'utilisation activé, les catégories de données suivantes peuvent être traitées par l'intermédiaire de Claude : données d'identification et de contact de la clientèle, données contractuelles liées aux chantiers, documents de suivi de chantier.

Anthropic agit en qualité de sous-traitant des données transmises via l'abonnement Claude for Work souscrit par l'entreprise (plan Team). Ce traitement est encadré par le Data Processing Addendum (DPA) d'Anthropic, automatiquement intégré aux conditions commerciales acceptées lors de la souscription, incluant les clauses contractuelles types de la Commission européenne pour les transferts de données hors de l'Espace économique européen. Le traitement s'effectue sur une infrastructure basée aux États-Unis. Par défaut, les données transmises dans le cadre d'un abonnement Team/Enterprise ne sont pas utilisées pour l'entraînement des modèles d'Anthropic.

Connecteur Microsoft 365 : un connecteur natif, hébergé par Anthropic, permet à Claude d'accéder aux services Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive, Outlook, Teams) via des permissions déléguées par l'utilisateur.

·        Portée limitée aux droits de l'utilisateur connecté : Claude ne peut accéder qu'aux documents et messages auxquels l'utilisateur authentifié a lui-même accès ; les permissions SharePoint existantes et les étiquettes de confidentialité chiffrées sont respectées.

·        Absence de mise en cache du contenu : les données sont récupérées uniquement au moment de la requête, sans copie permanente conservée par le connecteur.

·        Conservation dans l'historique de conversation : le contenu récupéré et utilisé dans une conversation enregistrée devient partie intégrante de cette conversation et suit les règles de conservation standard de Claude.

·        Aucun partage d'identifiants Microsoft : authentification par jetons OAuth chiffrés, sans transmission du mot de passe Microsoft à Anthropic.

·        Granularité de configuration : chaque capacité du connecteur (recherche SharePoint, accès aux courriels) peut être autorisée, bloquée ou soumise à validation individuellement. Concernant l’accès aux courriels, seul un accès en lecture est prévu. Aucun droit d'écriture (envoi de courriel) n’est activé.

5.4 Plaud (enregistrement et transcription de séances)

L'entreprise utilise des dispositifs Plaud pour l'enregistrement de séances (réunions de chantier, entretiens), avec transcription et résumé assistés par intelligence artificielle.

Consentement à l'enregistrement : conformément aux articles 179bis et 179ter du Code pénal suisse, qui répriment l'écoute ou l'enregistrement d'une conversation non publique sans le consentement de l'ensemble des participants, le consentement de toutes les personnes présentes est systématiquement recueilli avant chaque enregistrement, indépendamment de toute considération de protection des données. Cette pratique répond à une obligation de droit pénal, distincte du régime de la nLPD applicable aux autres traitements décrits dans la présente politique.

Identification : le service est fourni par Plaud Inc., société de droit américain sise 8 The Green, Ste A, Dover, Kent County, Delaware 19901 (États-Unis).

Lieu de traitement : selon l'avis de confidentialité officiel de Plaud, les données sont traitées sur des serveurs situés aux États-Unis.

Représentant dans l'UE : Plaud a désigné, conformément à l'article 27 du RGPD, le cabinet Prighter Group comme représentant officiel dans l'Union européenne, point de contact pour les personnes concernées et les autorités de contrôle européennes.

Transferts internationaux : Plaud s'appuie sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne et l'accord international de transfert de données du Royaume-Uni (UK IDTA) pour encadrer les transferts transfrontaliers.

Destinataires : Plaud peut communiquer des données à ses sociétés affiliées et à des prestataires tiers (services informatiques et cloud, support commercial, service clientèle) agissant pour son compte sous contrat, ainsi qu'en cas de procédure légale, d'audit, ou de fusion/acquisition/cession d'actifs.

Conservation : les données sont conservées pendant la durée de la relation (compte actif) ; en cas de suppression du compte, les données associées sont supprimées ou anonymisées, sauf obligation légale locale contraire.

Absence de vente ou de partage à des fins commerciales : Plaud déclare explicitement ne pas vendre ni partager les données personnelles avec des tiers à des fins de marketing direct.

6. Données conservées directement par l'entreprise

Indépendamment des prestataires mentionnés ci-dessus, l'entreprise conserve elle-même certaines données, principalement en exécution d'obligations légales, sur un ensemble mixte de supports (archives physiques et supports numériques propres à l'entreprise).

6.1 Comptabilité

L'entreprise conserve ses pièces comptables (factures, justificatifs, livres de comptes) contenant des données de sa clientèle, en exécution de l'obligation légale de tenue et de conservation prévue par le droit suisse (art. 958f du Code des obligations), soit une durée de dix ans à compter de la clôture de l'exercice concerné. Cette conservation constitue une obligation légale et ne repose pas sur le consentement des personnes concernées ni sur l'intérêt de l'entreprise.

6.2 Contrats signés

L'entreprise conserve les contrats signés avec sa clientèle (contrats SIA, conditions générales acceptées, actes d'adjudication) contenant des données personnelles des cocontractants. En l'absence de durée légale de conservation spécifique aux contrats en tant que tels, cette conservation est alignée sur le délai de prescription des créances contractuelles en droit suisse, généralement de dix ans (art. 127 CO, sous réserve des délais plus courts applicables à certaines créances), afin de permettre à l'entreprise de faire valoir ou de se défendre contre d'éventuelles prétentions liées au contrat.

7. Mesures de sécurité et de minimisation

·        Seuls les collaborateurs autorisés de l'entreprise ont accès aux outils mentionnés dans le cadre de leurs fonctions

·        L'entreprise limite les données transmises à chaque prestataire au strict nécessaire à la tâche demandée

8. Durée de conservation

Les durées de conservation applicables aux données traitées par les prestataires tiers sont précisées dans les sous-sections correspondantes (section 5). Pour les données conservées directement par l'entreprise, les durées légales sont précisées à la section 6.

9. Droits des personnes concernées

Toute personne dont les données sont traitées dans ce cadre dispose des droits d'accès, de rectification et d'opposition prévus par la législation applicable, à exercer par e-mail à l’adresse suivante [email protected] ou par courrier postal à l’adresse suivante :

Projet Construction – Michael Droz Sàrl

Chemin de Trois-Portes 3

2000 Neuchâtel

10. Contact

Pour toute question relative à la présente politique et au traitement des données associées, contacter :

[email protected]

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